Le monde des affaires semble tourner autour d’un axe de réunion, mais toutes les réunions ne sont pas productives. Investissez du temps dans la planification d’une session productive pour garantir le bon déroulement de vos réunions. Réfléchissez bien à ce que vous devez accomplir et aux personnes qui doivent y assister. Pouvez-vous avoir des réunions plus productives et vous assurer qu’aucune réunion n’est organisée sans but ? Nous avons compilé des étapes simples pour vous aider à organiser un meeting efficace et réussie.
De combien de temps avez-vous besoin ?
S’agit-il d’une réunion rapide ou faut-il consacrer plus de temps à la réalisation de l’objectif du projet de réunion ? Envisagez de planifier vos réunions en prévoyant encore plus de temps que ce dont vous pensez avoir besoin pour vous assurer que la réunion n’est pas écourtée. Soyez strict sur la gestion du temps que vous réservez, en respectant le fait que tout le monde est occupé et que le temps est précieux.
Organiser un projet de réunion : les étapes faciles
Indiquez les objectifs de la réunion
Il est important que chacun sache pourquoi il a été convoqué à votre réunion. Réfléchissez au type de réunion qui vous aidera le mieux à atteindre les objectifs centraux. Qu’il s’agisse d’un point de situation, d’une prise de décision, d’une résolution de problème, d’un renforcement de l’équipe, d’un partage d’idées ou même d’une réunion d’innovation, il est essentiel de que l’objectif de la réunion soit parfaitement clair. Une fois votre objectif établi, vous pouvez réellement commencer le processus de préparation pour organiser une réunion de travail réussie.
Invitez les bonnes participantes
établissez et convoquez les participants à l’avance par le biais d’une invitation formelle, en essayant de limiter le nombre de participants aux seules personnes qui peuvent apporter une contribution.
Assurez-vous que vous disposez de toutes les compétences disponibles et nécessaires pour résoudre le problème. Veillez à déterminer qui doit être invité à la réunion. Pour une réunion efficace, invitez ceux qui sont en mesure de fournir des informations précieuses et ceux qui sont en mesure de prendre des décisions.
Élaborer un ordre du jour préliminaire
La prochaine étape importante pour planifier une réunion productive consiste à élaborer un ordre du jour, un plan qui créera une séquence organisée pour la réunion. L’utilisation d’une application d’agenda de meeting comme Fellow vous permettra, à vous et à votre équipe, de collaborer à l’élaboration du plan ou de l’ordre du jour de la réunion, d’assigner des points d’action et de rester sur la bonne voie.
Préparer les outils
La préparation des méthodes et outils utilisés est essentielle pour votre projet. Ceci permet la faculté de la réalisation et la gestion du travail.
Commencer la réunion à l’heure
Conduire la réunion en respectant le timing, la répartition et la durée de chaque sujet.
Évitez autant que possible de perturber la réunion de travail par des appels téléphoniques, des visites extérieures, etc. Évitez de vous écarter des points de l’ordre du jour de la réunion de travail en demandant aux participants d’écrire leurs points de discussion du projet en bas de l’ordre du jour (le « parking ») au lieu d’interrompre les autres.
Attribuez des emplois aux membres.
Attribuer des tâches aux membres fait progresser une réunion viable, étant donné que chaque individu a une concentration particulière et un engagement clé à prendre. Désignez un preneur de notes avant le début de la réunion. Il peut s’agir de la même personne à chaque fois, ou vous pouvez alterner ce rôle. Les prises de note sont essentielles. Il faut designer aussi une personne pour animer efficacement, pourquoi ne pas faire un tour de table lors d’une petite pause.
Réalisez le procès-verbal de la réunion
Réalisez le procès-verbal ou les comptes rendus de la réunion avec les détails et les décisions, les conclusions et les plans d’action, puis distribuez-le à tous les participants et aux autres personnes qui peuvent être affectées par les décisions ou les conclusions de la réunion. Le procès-verbal doit être distribué dans les deux jours.